Kontori ruumilahendus toetab tööd

Kontori ruumiprogrammi paika panemiseks tuleb enne analüüsida igapäevaseid tööprotsesse.

Kõik firmad on unikaalsed ja kuskilt nähtu otsene kopeerimine seetõttu kindlasti parimat tulemust ei anna. Ka napib konsultante, kes suudaksid lühikese ajaga organisatsiooni vajadustesse sedavõrd süveneda, et annaksid mõistliku hinnaga kvaliteetse lahendi. Kogu teadmiste pagas oma büroo toimivaks muutmisel on tegelikult aga firmas endas olemas. See tuleb vaid üles korjata ja ülesande püstituseks formuleerida. Ja enamasti viisil või teisel seda ka tehakse.
Ruumilahendus toetab tööd. Kontori parima toimivuse tagame, kui lähtume ruumide planeerimisel neis tehtavate tegevuste kvaliteedist. Niisugusel juhul saavutame võimalikult hästi tööga sobiva olukorra. Selleks analüüsitakse tööprotsesse mitme kandi pealt.

Esmalt vaadeldakse, kui dünaamiline on organisatsioon ise.
Juhul kui on tarvilikud kiired muudatused ruumide jagamisel, valitakse ka vaheseinade konstruktsioonid sellised, et nad oleksid vajaduse korral nihutatavad või teisaldatavad.
Vii sisse uuendusi. Toimivuse probleemsete kohtade selgitamisel on hea jätta läbiproovitud ja seni toimivad rutiinid küsimärgi alla ja vaadelda, kuidas oleks võimalik seni tehtut teha teisiti.
Ühe näitena pakun võimalust asendada seni juurdunud korraliste lohisevate koosolekute süsteem kiirete välkkohtumistega, mis kutsutakse kokku vastavalt vajadusele.


Kui selline muudatus on võimalik, peab seda toetama ka büroo uus ruumiprogramm ja sisustus.

Kuidas ringleb info? Olulise osa büroo toimivuse seisukohalt moodustab ka kõik infoga seonduv. Sellele on mõistlik planeerimise faasis ka rohkem aega pühendada. Üle tasuks vaadata paberite ja teadaannetega seonduv, infotahvlite süsteem, ka see, milliseid infokogunemisi ja kokkusaamisi korraldatakse. Kõik, mis seondub info vahetamisega e-posti või faksi teel, tuleb läbi mõelda.

Analüüsi tööprotsesse. Analüüsides töö juures sagedamini ette tulevaid olukordi ja tegevusi ning vaadeldes, milliseid vahendeid ja töötegemise viise inimesed kasutavad, tekivad ka ideed, kuidas muuta juba harjunud töötegemise kombeid tõhusamaks. Selleks on soovitav eraldi vaatluse alla võtta individuaalsed töökohad, joonistades nendest struktuuri koostoimivuse lähtekohast ja liikumistrajektoorid.

Läbi tuleks mõelda, milliseid nõupidamiste ruume vajatakse nii kliendi seisukohalt kui ka sisemiseks tarbeks. Kas on vaja ooteruume või suuremat kogunemis-koosolekuruumi ja spetsiaalseid audio-video süsteeme. Tehnikaga tasuks üldse kohe algusest peale arvestada, hiljem on teda suhteliselt raske nii-öelda ära sokutada.

Kuidas on mõeldud korraldada koopiate tegemine, printimine, fakside saatmine?
Seejuures ei maksa ära unustada ka tekkinud dokumentatsiooni arhiveerimist. Omaette teemana tasub vaadelda kohvitamist, serveerimist ja söögiruume.

Analüüsi töörutiine

Küsimused, millele leia vastus enne ruumiprogrammi koostamist:

Kui palju organisatsioon n-ö elab ja kui sageli sellest tulenevalt ruumiprogramm muutub?
Kui palju tube vajatakse?
Kas teil käib palju külalisi?
Kuidas külalised liiguvad teie kontoris?
Millistes ruumides toimuvad läbirääkimised klientidega ja külaliste vastuvõtmine?
Milliseid sündmusi, tseremooniaid või pidusid teie ettevõttes korraldatakse?
Kuidas mõtlete korraldada võõraste vastuvõtmise ja riiete säilitamise?
Kuidas toimuvad igapäevased tegevused järgmistest aspektidest:
- töötajate kohalviibimine,
- külalised,
- tüüpilised olukorrad,
- ümbritsev keskkond – abivahendid, seadmed.